تحمل مسؤولية كتابة معلومات يتمكن الأفراد من قراءتها وفهمها واستخدامها.

للوصول إلى اللغة البسيطة تحتاج إلى اتباع خمس خطوات أساسية تستخدم في كتابة مادة جديدة أو تعديل مادة مكتوبة:

• الخطوة الأولى: حدد جمهورك والهدف من المادة المكتوبة.
• الخطوة الثانية: حدد الرسائل والمعلومات الأساسية للمادة.
• الخطوة الثالثة: اكتب أو عدل مادة مكتوبة.
• الخطوة الرابعة: التنسيق والتصميم.
• الخطوة الخامسة: اقرأ وراجع واختبر ما قمت بكتابته.

الخطوة الأولى: حدد جمهورك والهدف

قبل كتابة أي شيء أو تعديله، اسأل نفسك:

من سوف يقرأ؟

هل تكتب إلى شخص واحد أم مجموعة؟ إذا كانت مجموعة، هل يمتلك الأفراد داخل المجموعة الخبرات والمهارات ذاتها؟ هل هناك ما يميز جمهورك كالعمر أو الجنس أو الثقافة مثلاً مما سيؤثر على استخدام الكلمات والرسومات؟ هل المادة المكتوبة موجهة إلى جمهور لا يقرأ اللغة العربية؟

ما هو الهدف من المادة المكتوبة؟

فكر عند الكتابة إلى أفراد المجتمع ما الذي تود أن يحدث بعد قراءة ما كتبت، وما الذي تريد أن يتمكن الأفراد من فعله، هل ترغب في تحقيق شيء أو منع حدوثه؟ على سبيل المثال، أنت تكتب من أجل إيصال رسائل للتوعية أو التعريف بموضوع معين فقط، أو من أجل تغيير سلوك الأفراد في ظاهرة محددة، أو دفع القارئ لاتخاذ إجراء لاحق.

أين ومتى سيتم قراءة المكتوب واستخدامه؟

هناك صلة مباشرة بين الحالة النفسية للفرد وقدرته على استيعاب المعلومات، فإذا كانت المادة المكتوبة موجهة على سبيل المثال إلى النساء المعنفات كدليل إجرائي في حالات الطوارئ، فسيتطلب ذلك لغة بسيطة جداً وربما رسومات تختصر المكتوب أكثر.

هل يمتلك القارئ وقتاً كافياً للقراءة؟ هل سيتم نشر المادة المكتوبة من خلال مواد مطبوعة أم عبر وسائل التواصل الاجتماعي أم من خلال ملصق إعلاني داخل المنظمة أو جهة رسمية؟ سوف يؤثر ذلك على اختيار نوع المادة المكتوبة.

ما الذي يحتاج القارئ إلى معرفته؟

فكر بما يحتاج الأفراد إلى معرفته لا بما ترغب أنت في قوله، فمثلاً تريد أن تكتب إلى طلاب الجامعة للحد من استخدام خطاب الكراهية عبر وسائل التواصل الاجتماعي، ماذا يعرف الطلاب بالفعل عن هذا الموضوع وما الذي يحتاجون إلى معرفته؟ هل يحتاجون إلى توضيح المقصود بخطاب الكراهية، أو معرفة التبعات القانونية المترتبة؟

ما نوع المادة المكتوبة التي أحتاجها؟

بالاستناد إلى جميع النقاط السابقة، حدد نوع المادة المكتوبة الأفضل لتحقيق الهدف، تقرير، كتيب، ملصق، منشورات عبر وسائل التواصل الاجتماعي، مطويات، فيديو أو غيرها.

الخطوة الثانية: حدد الرسائل والمعلومات الأساسية (الخطوط العريضة)

سهل على القارئ إيجاد ما يبحث عنه، في المواد المكتوبة التي تحتوي على معلومات ورسائل كثيرة كالمستندات أو الكتيبات ضع الخطوط العريضة للمادة وقسم المحتوى وفقاً لها، ابدأ دائماً بالمقدمات حتى يتمكن القارئ من معرفة المحتوى، ونظم أفكارك بترتيب منطقي للقارئ. يمكنك استخدام فهرس المحتويات في المواد الطويلة.

في المحتويات القصيرة والتي تهدف إلى إيصال رسائل محددة للقارئ كالملصقات ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي، قم بإعداد مسودة للرسائل والمعلومات وحدد نمط واتبعه في تنظيم الرسائل، ابدأ بالمعلومات الأهم أولاً فغالباً ما يقراً الأشخاص الأسطر الأولى فقط، واجعل معلومتك الأولى والتي من الممكن أن تكون على شكل (سؤال، عنوان، اقتباس، أو مجرد جزء من النص التالي) قادرة على جذب اهتمام القارئ لإكمال النص.

الخطوة الثالثة: اكتب أو عدل مادة مكتوبة

استخدم كلمات بسيطة وقصيرة وواضحة

اكتب بالطريقة التي يتحدث بها الناس وتجنب استخدام كلمات معقدة لفظياً أو لغوياً، وفي حال اضطررت إلى استخدام مصطلحات ضمن نطاق تخصص عملك تجد أن على الأفراد معرفتها، حاول شرحها وتبسيطها.

استخدام أسلوب كتابة مبني للمعلوم

وهذا يعني بناء جملة يظهر فيها الفعل والفاعل والمفعول به، مثلاً: بدلاً من أن تقول شكاوى كثيرة قدمت، قل: قدم الأفراد شكاوى كثيرة، تحدث مباشرة إلى القارئ، "إذا كان لديك سؤال" وليس "الأشخاص الذين لديهم أسئلة أو من لديه أسئلة"، استخدم "نحن" للإشارة إلى المنظمة أو الجهة إذا كنت تشير إلى جهة واحدة، واستخدم "أنت" للإشارة إلى القارئ.

ابتعد عن السلبيات المزدوجة والتي غالباً ما تكون غير ضرورية ومربكة، مثل "ليس غير صحيح".

استخدم نبرة إيجابية إذا رغبت في إشراك الناس أو جعلهم يتخذون إجراء

"يمكنك التقدم بطلب المشاركة في التدريب إذا كان عمرك أقل من 30 عاماً." لا تكتب " إذا كان عمرك أكثر من 30 عاماً فلا يمكنك التقدم بطلب المشاركة في التدريب."

استخدم لغة شاملة للجنسين، تراعي فيها مزيجاً من ضمائر المذكر والمؤنث حسب الحاجة.

تخلص من الكلمات الزائدة

أعد قراءة ما كتبت، فإذا كنت تستطيع إيصال الرسالة ذاتها بكلمات أقل تخلص من الكلمات الزائدة.