كميسر مجتمعي قد يمتلئ يومك بالكثير من المراسلات عبر البريد الالكتروني من الزملاء في العمل والمنظمات الأخرى والمستفيدين، ويعد البريد الالكتروني أداة مهمة جداً في التواصل توجب عليك استخدامها بمهنية ورسمية.

يقدم لك هذا القسم دليلاً حول استخدام البريد الالكتروني.

استخدام نبرة مهذبة ومهنية

على الرغم من أن البريد الالكتروني قد يبدو طريقة غير رسمية للتواصل، إلا أنك يجب أن تحافظ دائماً على استخدام نبرة مهذبة وهادئة وعدم محاولة الظهور لأي سبب بمظهر عدواني أو دفاعي، لا تدع عواطفك تتحكم في مراسلاتك.

لا تتأخر في الاستجابة

ليس فقط لأن بعض المراسلات قد تكون طارئة وتحتاج إلى تجاوب فوري، بل لأنك تريد أن تحافظ على مهنيتك في العمل، حاول الرد على المراسلات الواردة في أسرع وقت ممكن وبشكل عام في غضون أربع وعشرين إلى ثمانية وأربعين ساعة كحد أقصى.

اختصر ورد بوضوح

أنت نفسك لا تفضل أن تقرأ رسالة بريد الكتروني طويلة، لا أحد يفضل ذلك، لذا إذا لم يكن الموضوع يستدعي بريداً الكترونياً طويلاً اجعل مراسلاتك قصيرة ومباشرة قدر الإمكان، إذا رأيت أن الموضوع محل البريد يحتاج إلى حديث مطول تستطيع أن تطلب اجتماعاً.

دائماً دقق قبل الإرسال

احذر من إرسال بريد الكتروني دون إعادة قراءته، خذ الفرصة لاكتشاف أي أخطاء نحوية أو مطبعية ولا تعتمد على المصحصح اللغوي.

لا تنسى كتابة موضوع البريد

من أكثر الأخطاء شيوعاً ترك خانة الموضوع فارغة، احرص دائماً على كتابة موضوع لمراسلاتك الالكترونية مع اختيار العناوين المناسبة ذات الصلة بمحتوى البريد.

اشرح المرفقات

عند ارسال مرفقات مع بريدك الالكتروني قم بإضافة تفسير حول المرفق وسبب إرساله، وتأكد من إرفاقه قبل إرسال البريد.

عنوان بريد الكتروني رسمي

إذا كنت تعمل في مؤسسة لا توفر بريد الكتروني خاص استخدم بريدك الالكتروني الشخصي، واستخدم اسمك الرسمي وابتعد عن الألقاب أو الأسماء الدارجة.

استخدام خاصية التوقيع

عند الرد على البريد الالكتروني الوارد، قم بإضافة توقيعك الرسمي أسفل المحتوى، يتضمن التوقيع اسمك الثنائي ومسماك الوظيفي ومعلومات الاتصال المهمة.

مراعاة الخصوصية والسرية

اتبع دائماً تعليمات السرية والخصوصية الخاصة بمؤسستك بما يتعلق بمشاركة المعلومات والملفات، ولا تقم بمشاركة أي منها دون أخذ الموافقة اللازمة.

لا تشارك ما لا ترغب في نشره

لا تكتب شيئاً في البريد الالكتروني لا ترغب في رؤيته على الصفحة الأولى من الأخبار، حالات الاختراقات كثيرة وكل شخص معرض لها، لذلك لا تكتب ما قد تندم على كتابته لاحقاً.

تنسيق رسمي

استخدم تنسيق موحد للبريد كنوع الخط والحجم والذي لا يجب أن يتجاوز 12، تجنب استخدام الوجوه التعبيرية.

عنوان المرسل إليه

ضع في اعتبارك دائماً أن تقوم بإضافة عنوان البريد الالكتروني للمستقبل عند الانتهاء من كتابة البريد وتدقيقه.